ECM Software

Dokumentenmanagement mit ELO – eingeführt, integriert und betreut von Leopold Netzwerke, Ihrem ELO certified Business Partner in der Region Rottweil.

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ELO aus einer Hand
– von der Einführung bis zum Betrieb

Papierordner, E-Mail-Anhänge, Netzlaufwerke: In den meisten mittelständischen Unternehmen liegen Rechnungen, Verträge und Lieferscheine an fünf Orten gleichzeitig – und niemand findet auf Anhieb die aktuelle Version. Mit der ELO ECM Suite bündeln Sie all das in einem zentralen, durchsuchbaren Archiv mit klaren Zuständigkeiten und nachvollziehbaren Abläufen. Als ELO certified Business Partner übernehmen wir dabei den kompletten Weg: Wir analysieren Ihre Ablagestruktur, führen ELO bei Ihnen ein, binden es an Ihre bestehenden Systeme an und betreuen die Lösung anschließend im laufenden Betrieb – mit einem Ansprechpartner vor Ort statt einer anonymen Hotline.

Revisionssichere Archivierung nach GoBD

Kaufmännische Belege müssen nach den GoBD unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden – ein Netzlaufwerk leistet das nicht. ELO archiviert Rechnungen, Lieferscheine und Buchungsbelege revisionssicher, mit Versionierung, Protokollierung und Aufbewahrungsfristen. Wir richten die Ablagestruktur und Berechtigungen so ein, dass sie zu Ihrer Buchhaltung passt. Für die rechtssichere Aufbewahrung Ihrer geschäftlichen E-Mails ergänzen wir das bei Bedarf um eine E-Mail-Archivierung mit MailStore.

Digitaler Rechnungseingang

Der Klassiker unter den ECM-Projekten – und meist der Einstieg: Eingangsrechnungen landen nicht mehr im Papierumlauf, sondern werden in ELO erfasst, ausgelesen und automatisch zur Prüfung und Freigabe an die richtigen Personen geleitet. Jeder sieht, wo eine Rechnung gerade steht, Skontofristen gehen nicht mehr verloren, und die Buchhaltung findet jeden Beleg in Sekunden. Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ein professioneller digitaler Rechnungseingang geht darüber hinaus: Er prüft, verteilt und archiviert Belege nachvollziehbar und bereitet Sie auf die schrittweise verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen vor.

Digitale Akten: Verträge, Personal, Projekte

In ELO bilden digitale Akten alles ab, was zusammengehört: Die Vertragsakte bündelt Laufzeiten, Kündigungsfristen und Anlagen und erinnert rechtzeitig, bevor sich ein Vertrag stillschweigend verlängert. Die Personalakte hält Arbeitsverträge und Bescheinigungen mit sauberem Berechtigungskonzept unter Verschluss – nur wer darf, sieht hinein. Und Ihre Teams greifen standortübergreifend auf denselben aktuellen Stand zu, statt Kopien per E-Mail hin- und herzuschicken.

Workflows statt Papierumlauf

Urlaubsantrag, Bestellfreigabe, Reklamationsbearbeitung: Wiederkehrende Abläufe bildet ELO als digitale Workflows ab – mit klaren Zuständigkeiten, Vertreterregelungen und Fristen. Nichts bleibt mehr in einem Postkorb liegen, weil jemand im Urlaub ist. Wir modellieren diese Workflows gemeinsam mit Ihren Fachabteilungen, so wie Ihre Abläufe tatsächlich funktionieren – und binden ELO dabei an Ihre bestehende Umgebung an, vom ERP-System bis zur Ablage im Explorer.

Mit KI weiterdenken

Ein gepflegtes ELO-Archiv ist mehr als eine Ablage – es ist die ideale Datenbasis für Künstliche Intelligenz. Wir entwickeln Anbindungen, mit denen KI-Agenten direkt auf Ihrem ELO-Archiv arbeiten: eingehende Dokumente erkennen und einsortieren, Fragen aus Ihren eigenen Unterlagen beantworten, Workflows anstoßen. So wird aus dem Dokumentenarchiv Schritt für Schritt ein System, das mitarbeitet. Wie wir KI im Mittelstand praktisch einsetzen, zeigen wir auf unserer Seite KI & Softwareentwicklung.

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Häufige Fragen

Was ist ECM und wofür brauchen wir es?

ECM (Enterprise Content Management) bündelt Rechnungen, Verträge, Lieferscheine und andere Dokumente in einem zentralen, durchsuchbaren Archiv – mit klaren Zuständigkeiten und nachvollziehbaren Abläufen, statt verteilt auf Papierordner, E-Mail-Anhänge und Netzlaufwerke.

Ist die Archivierung mit ELO GoBD-konform?

ELO archiviert Belege revisionssicher mit Versionierung, Protokollierung und Aufbewahrungsfristen und erfüllt damit die technische Seite. Zur GoBD gehört auch die organisatorische Seite, etwa saubere Ablagestrukturen und Berechtigungen – die richten wir passend zu Ihrer Buchhaltung ein.

Womit fängt man bei einem ECM-Projekt am besten an?

Meist mit dem digitalen Rechnungseingang: Eingangsrechnungen werden erfasst, ausgelesen und automatisch zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet. Skontofristen gehen nicht mehr verloren, und die Buchhaltung findet jeden Beleg in Sekunden.

Was hat die E-Rechnung damit zu tun?

Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein digitaler Rechnungseingang geht darüber hinaus: Er prüft, verteilt und archiviert die Belege und bereitet Sie auf die schrittweise verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen vor.

Lässt sich ELO an unser ERP und andere Systeme anbinden?

Ja. Wir binden ELO an Ihre bestehende Umgebung an, vom ERP-System bis zur Ablage im Explorer, und modellieren Workflows gemeinsam mit Ihren Fachabteilungen. Auf Wunsch entwickeln wir Anbindungen, mit denen KI-Agenten direkt auf Ihrem ELO-Archiv arbeiten.