Archivieren
Sie Ihre E-Mails

Geschäftliche E-Mails und Belege müssen – abhängig von ihrem Inhalt – sechs, acht oder zehn Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Ihr Postfach allein erfüllt das nicht. Wir schon.

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Rechtssichere E-Mail-Archivierung - eingerichtet, betrieben
und betreut von Leopold Netzwerke

GoBD, HGB und Abgabenordnung verpflichten Unternehmen, geschäftsrelevante E-Mails je nach Inhalt sechs, acht oder zehn Jahre aufzubewahren – Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre, Unterlagen zum Jahresabschluss zehn Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO) – vollständig, unveränderbar und jederzeit auffindbar. Ein gewöhnliches Postfach leistet das nicht, auch nicht in Microsoft 365. Wir übernehmen das für Sie: Als IT-Systemhaus aus Zimmern ob Rottweil richten wir Ihre E-Mail-Archivierung rechtssicher ein und betreiben sie dauerhaft – wahlweise auf Ihrem Server oder in unserem Rechenzentrum in Deutschland. Als Werkzeug setzen wir dabei auf MailStore by OpenText, eine bewährte Archivierungslösung für den Mittelstand.

Rechtliche Konformität
und Datenschutz

Geschäftsrelevante E-Mails unterliegen nach GoBD, HGB und Abgabenordnung Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren für Handels- und Geschäftsbriefe, acht Jahren für Buchungsbelege und bis zu zehn Jahren für Unterlagen zum Jahresabschluss – und müssen dabei vollständig, unveränderbar und jederzeit auffindbar bleiben. Wir setzen diese Vorgaben mit MailStore by OpenText revisionssicher für Sie um und achten bei der Einrichtung darauf, dass auch die DSGVO gewahrt bleibt, etwa beim Umgang mit privaten E-Mails Ihrer Mitarbeiter. Im Streitfall verfügen Sie so über ein belastbares, manipulationssicheres Archiv Ihrer gesamten Geschäftskorrespondenz.

Vorbereitung und Planung -

Der Schlüssel zum Erfolg

Wir legen großen Wert auf eine gründliche Vorbereitung und detaillierte Planung bei der Einführung Ihrer E-Mail-Archivierung. Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir Ihre bestehende E-Mail-Infrastruktur, klären die rechtlichen Anforderungen und definieren die passende Archivierungsstrategie für Ihr Unternehmen. Diese sorgfältige Bestandsaufnahme bildet die Grundlage für eine reibungslose Einführung von MailStore Server und einen zuverlässigen Betrieb Ihres E-Mail-Archivs.

E-Mail-Archivierung
für Microsoft 365

Viele unserer Kunden aus der Region Rottweil, Villingen-Schwenningen und Schramberg nutzen Exchange Online – und gehen davon aus, dass Microsoft die Archivierung gleich mit erledigt. Das ist ein Irrtum: Ein Microsoft-365-Postfach ist kein revisionssicheres Archiv im Sinne der GoBD. Gelöschte oder veränderte E-Mails sind dort nicht dauerhaft nachweisbar. Wir binden Ihre Microsoft-365-Postfächer direkt an das E-Mail-Archiv an, sodass jede ein- und ausgehende Nachricht automatisch und unveränderbar archiviert wird – unabhängig davon, was im Postfach später gelöscht wird. So bleibt Ihr Archiv auch in Ihrer eigenen Hand statt allein beim Cloud-Anbieter.

Vollständiger Schutz

vor Datenverlusten

Wir richten die Archivierung so ein, dass jede E-Mail bereits beim Ein- und Ausgang erfasst wird – per Journalarchivierung, bevor jemand sie löschen oder verändern kann. Auch verstreute PST-Dateien holen wir dabei in das zentrale Archiv. Das Archiv selbst sichern wir wie jeden geschäftskritischen Datenbestand: mit einem sauberen Backup-Konzept, wie wir es auch bei Backup und Recovery umsetzen.

Reduktion des Speicherbedarfs durch umfassende E-Mail-Archivierung

Reduzierung des Speicherbedarfs

Einmal archivierte E-Mails müssen nicht dauerhaft auf dem Mailserver liegen. Wir konfigurieren Regeln, die E-Mails nach der Archivierung vom Server löschen – abgestimmt auf Ihre Aufbewahrungsfristen. De-Duplizierung und Komprimierung im Archiv halten den Speicherbedarf zusätzlich klein und entlasten Ihren Mailserver spürbar.

DSGVO- und GoBD-konforme E-Mail-Archivierung mit MailStore

Vereinfachung von

Backup und Restore

Ein schlanker Mailserver ist schneller gesichert und im Ernstfall schneller wiederhergestellt. Ihre Mitarbeiter stellen versehentlich gelöschte E-Mails per One-Click-Restore selbst aus dem Archiv wieder her – ohne Ticket, ohne Wartezeit. Das entlastet den Alltag und macht die Wiederherstellung im Notfall planbar.

Steigerung der Effektivität durch umfangreiche E-Mail-Archivierung

Steigerung der

Produktivität

Ihre Mitarbeiter durchsuchen das gesamte Archiv per Volltextsuche in Sekunden – auch E-Mails von vor Jahren, auch aus Postfächern ausgeschiedener Kollegen, soweit berechtigt. Postfachbegrenzungen gehören der Vergangenheit an. Bei der Einführung weisen wir Ihr Team in die Bedienung ein, damit das Archiv vom ersten Tag an genutzt wird.

Zusätzliche Sicherheitsebene durch E-Mail-Archivierung mit MailStore

Unabhängigkeit
und Sicherheit

Ihr Archiv existiert unabhängig von Ihrem E-Mail-Dienst – ob Exchange, Microsoft 365 oder ein anderer Anbieter. Fällt der Dienst aus oder wechseln Sie den Anbieter, bleibt Ihre gesamte E-Mail-Historie erhalten und zugänglich. Auf Wunsch betreiben wir das Archiv in unserem eigenen Rechenzentrum in Deutschland.

Ihr Partner für die
professionelle E-Mail-Archivierung

Von der Planung über die rechtssichere Einrichtung bis zum laufenden Betrieb und Support: Die Leopold Netzwerke GmbH übernimmt Ihre E-Mail-Archivierung als Komplettleistung – auf Ihrem Server oder in unserem Rechenzentrum in Deutschland. Als nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziertes Systemhaus wissen wir, wie man mit geschäftskritischen Daten umgeht. Sprechen Sie uns an, wir zeigen Ihnen in einem kurzen Gespräch, wie schnell Ihre Aufbewahrungspflichten sauber erfüllt sind.

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Häufige Fragen

Wie lange müssen geschäftliche E-Mails aufbewahrt werden?

Je nach Inhalt sechs, acht oder zehn Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre, Unterlagen zum Jahresabschluss zehn Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO) – vollständig, unveränderbar und jederzeit auffindbar.

Reicht die Aufbewahrung in Microsoft 365 nicht aus?

Nein. Ein Microsoft-365-Postfach ist kein revisionssicheres Archiv im Sinne der GoBD – gelöschte oder veränderte E-Mails sind dort nicht dauerhaft nachweisbar. Wir binden Ihre Postfächer deshalb an ein separates Archiv an, das jede Nachricht automatisch und unveränderbar speichert.

Was ist Journalarchivierung?

Dabei wird jede E-Mail bereits beim Ein- und Ausgang erfasst und archiviert – bevor jemand sie löschen oder verändern kann. So bleibt das Archiv vollständig, auch wenn im Postfach später etwas gelöscht wird.

Wie gehen wir mit privaten E-Mails der Mitarbeiter um?

Das ist ein wichtiger Datenschutzpunkt. Bei der Einrichtung achten wir darauf, dass die Archivierung auch die DSGVO wahrt, und klären mit Ihnen, wie private E-Mails geregelt werden.

Wo liegt das Archiv?

Wahlweise auf Ihrem eigenen Server oder in unserem Rechenzentrum in Deutschland. Als Werkzeug setzen wir MailStore by OpenText ein, eine bewährte Archivierungslösung für den Mittelstand.